發布時間：2017-5-18
以數字化帶動檔案鑒定工作(zuò)省檔案局館确定了“利用優先、整體(tǐ)推進、突出重點”的檔案數字化工作(zuò)原則，在确定館藏紙質檔案數字化對象時，采取“三個結合”的方法，有效帶動了檔案鑒定工作(zuò)。
一是與檔案開放(fàng)鑒定結合起來(lái)。江西省各級綜合檔案館館藏檔案開放(fàng)鑒定工作(zuò)一直都(dōu)相(xiàng)對滞後。“十二五”以來(lái)，省結合檔案數字化工作(zuò)，積極推進館藏檔案開放(fàng)鑒定工作(zuò)，要求凡是計劃開展館藏檔案數字化工作(zuò)的檔案館，必須對拟實施數字化且未進行開放(fàng)鑒定的檔案先行開展開放(fàng)鑒定工作(zuò)。截至2015年(nián)年(nián)底，全省各級綜合檔案館開放(fàng)檔案數量達158萬餘卷58萬餘件，比“十一五”末分(fēn)别增長24.4%和184.8%；案卷級、文件級開放(fàng)檔案目錄分(fēn)别達131萬條和1019萬條，比“十一五”末分(fēn)别增長54%和127.2%。随着全省各級綜合檔案館數字化工作(zuò)的全面開展，檔案鑒定的速度将會大大加快(kuài)，開放(fàng)檔案的數量将會大幅增加。
二是與館藏到期檔案鑒定結合起來(lái)。由于曆史原因，省各級綜合檔案館館藏檔案中有相(xiàng)當一部分(fēn)保管期限已滿。省檔案局館要求各地在數字化之前，必須以全宗爲單位對到期檔案進行鑒定，對仍有保存價值、不宜銷毀的檔案重新劃分(fēn)保管期限，并進行整理掃描。
三是與破損檔案搶救結合起來(lái)。省檔案局館要求各地對已确定爲數字化對象的檔案，要進行逐卷檢查，如(rú)果發現案卷存在破損情況，須進行登記并完成修裱後才能進行數字化。
通過采取“三個結合”的方法，省檔案數字化掃描工作(zuò)做到了“三個優先”，即館藏檔案掃描對象、利用率高的優先，民(mín)生(shēng)檔案優先、中華人民(mín)共和國(guó)成立後重要全宗檔案優先；實現了“三個同步”，即數字化工作(zuò)與館藏檔案開放(fàng)鑒定同步、與到期檔案鑒定同步、與破損檔案搶救同步。
以數字化帶動全宗規範管理,很長一段時間以來(lái)，由于一些檔案館對全宗管理的重要性認識不到位，在全宗管理方面存在許多問題。這些問題不僅影(yǐng)響檔案館的管理，也會嚴重影(yǐng)響檔案數字化工作(zuò)的開展。省檔案局館以檔案數字化的标準要求倒逼檔案館的基礎業務工作(zuò)，要求全省各級綜合檔案館在開展檔案數字化工作(zuò)前，必須認真組織開展“三查一編”工作(zuò)。
“一查”是檢查館藏全宗劃分(fēn)是否規範。全省各級綜合檔案館根據全宗構成要件檢查館藏所有全宗是否設置合理，特别是對機構職能發生(shēng)變化、合署辦公、臨時機構和涉及機關直屬單位與派出機構的立檔單位，以及立檔單位産生(shēng)的專業檔案或重大活動、重大事(shì)件檔案是否劃入立檔單位全宗進行重點檢查。對一些案卷數量很少、單獨編号存放(fàng)不便的全宗，要求建立彙集全宗。對不能準确落實到具體(tǐ)全宗的館藏照(zhào)片、印章(zhāng)等，進行集中統一整理編号，不按來(lái)源原則劃分(fēn)全宗。
“二查”是檢查館藏全宗名稱是否規範。主要檢查全宗是否用立檔單位的全稱或通用簡稱，立檔單位名稱曾經發生(shēng)變化的是否用現在名稱，人物或家庭、家族全宗的名稱是否由人名或家名、族名構成，中華人民(mín)共和國(guó)成立前的檔案全宗，是否對全宗名稱注明了政權名稱限定詞等。
“三查”是檢查全宗号編制是否規範。主要檢查每個全宗是否隻使用一個全宗号，全宗号編制是否采用全省統一的4位代碼标識。
“一編”是指全面重新編制《全宗名冊》。過去(qù)檔案館編制的《全宗名冊》隻是将檔案已移交進館的全宗名稱彙編成冊，有些立檔單位雖屬檔案館接收範圍，但(dàn)因爲沒有向檔案館移交檔案而沒有編入《全宗名冊》，其中也沒有立檔單位和已移交檔案的起止時間。這就(jiù)導緻檔案館對本地區檔案資源整體(tǐ)分(fēn)布情況掌握的不清楚，不利于制訂準确的檔案接收計劃，也會影(yǐng)響立檔單位檔案整理和檔案數字化“整體(tǐ)推進”原則的落實。
因此，省檔案局館要求各級綜合檔案館在開展檔案數字化工作(zuò)之前重新修訂完善《全宗名冊》，做到修訂後的《全宗名冊》既包括本館館藏檔案全宗，也包括所屬檔案館接收範圍但(dàn)檔案暫未移交的立檔單位，且全部給予全宗号，所有立檔單位注明其起止時間，所有館藏全宗檔案注明起止時間。
以數字化帶動檔案案卷質量的提升爲保證檔案數字化的質量和數據跨區域共享，省檔案局館要求各級綜合檔案館對列爲檔案數字化對象的館藏檔案，嚴格按要求進行數字化前處理工作(zuò)，即在進行數字化之前，對檔案逐卷檢查，查看(kàn)檔案分(fēn)類是否正确、組卷是否合理、編号是否規範、保管期限劃分(fēn)是否準确、頁号編寫是否正确、卷内文件是否有破損、卷内目錄填寫是否完整、案卷題名拟寫是否準确等。一旦發現問題及時登記或按規範進行處理。
以數字化帶動檔案接收工作(zuò)按照(zhào)檔案數字化“整體(tǐ)推進”原則，确定爲數字化對象的全宗，必須在立檔單位完成檔案移交任務後才能進行數字化。省檔案局館要求各級綜合檔案館根據檔案數字化規劃，按照(zhào)新編制的《全宗名冊》，制訂有針對性的、準确的檔案接收計劃，有效地推動了檔案館的檔案接收工作(zuò)，真正做到了檔案應收盡收。
