發布時間：2016-3-24
（2002年(nián)12月4日(rì)批準，2003年(nián)5月1日(rì)實施）
１ 範圍
本标準規範了銀鹽感光材料照(zhào)片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。
本标準适用于各級各類檔案室、檔案館的照(zhào)片檔案管理。
２ 規範性引用文件
下列文件中的條款通過本标準的引用而成爲本标準的條款。凡是注日(rì)期的引用文件，其随後所有的修改單（不包括勘誤的内容）或修訂版均不适用于本标準，然而，鼓勵根據本标準達成協議(yì)的各方研究是否可(kě)使用這些文件的最新版本。凡是不注日(rì)期的引用文件，其最新版本适用于本标準。
GB/T 7156 文獻保密等級代碼
GB/T 15418 檔案分(fēn)類标引規則
DA/T 18 檔案著錄規則
DA/T 19 檔案主題标引規則
JGJ 25 檔案館建築設計規範
中華人民(mín)共和國(guó)檔案法實施辦法
國(guó)家檔案局關于機關檔案保管期限的規定 國(guó)檔發〔1987〕27号
中華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法
中華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實施辦法
３ 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義适用于标準。
３．１ 照(zhào)片檔案 ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ ａｒｃｈｉｖｅｓ
國(guó)家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜(jìng)止攝影(yǐng)影(yǐng)像爲主要反映方式的有保存價值的曆史記錄。照(zhào)片檔案一般包括底片、照(zhào)片和說(shuō)明三部分(fēn)。
３．２ 芯頁 ｐｈｏｔｏ ｈｏｌｄｅｒ
用以固定照(zhào)片或底片，并标注說(shuō)明的中性偏堿性紙質載體(tǐ)，是照(zhào)片冊、底片冊的組成單元。
４ 照(zhào)片檔案的收集
４．１ 收集範圍
4.1.1 記錄本單位主要職能活動和重要工作(zuò)成果的照(zhào)片。
4.1.1.1 領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照(zhào)片。
4.1.1.2 本單位組織或參加的重要外事(shì)活動的照(zhào)片。
4.1.1.3 記錄本單位、本地區重大事(shì)件、重大事(shì)故、重大自(zì)然災害及其他(tā)異常情況和現象的照(zhào)片。
4.1.2 記錄本地區地理概貌、城(chéng)鄉建設、重點工程、名勝古迹、自(zì)然風(fēng)光以及民(mín)間風(fēng)俗和著名人物的照(zhào)片。
4.1.3 其他(tā)具有保存價值的照(zhào)片。
４．２ 收集要求
4.2.1 對屬于收集與歸檔範圍的照(zhào)片，應按照(zhào)規定定期向本單位檔案機構或檔案工作(zuò)人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得(de)據爲己有。
4.2.2 對存有真僞疑義的照(zhào)片應采取必要措施進行鑒定。
4.2.3 對反映同一内容的若幹張照(zhào)片，應選擇其主要照(zhào)片歸檔。主要照(zhào)片應具備主題鮮明、影(yǐng)像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點。
4.2.4 底片、照(zhào)片、說(shuō)明應齊全。
4.2.5 底片與照(zhào)片影(yǐng)像應一緻。
4.2.6 對無底片的照(zhào)片應制作(zuò)翻拍(pāi)底片；對無照(zhào)片的底片應制作(zuò)照(zhào)片。
4.2.7 照(zhào)片檔案的移交和征集應符合有關标準的要求。
4.3 收集時間
4.3.1 對具有歸檔價值的照(zhào)片，其攝影(yǐng)者或承辦單位應及時整理，向檔案室歸檔，一般不應跨年(nián)度。
4.3.2 依照(zhào)《中華人民(mín)共和國(guó)檔案法實施辦法》的規定，照(zhào)片檔案随立檔單位其他(tā)載體(tǐ)形态的檔案一起向有關檔案館移交。在特殊情況下，經同級檔案行政管理部門(mén)同意可(kě)以提前或延遲移交。
4.3.3 檔案館應按收集範圍随時征集零散的對國(guó)家和社會具有保存價值的照(zhào)片。
５ 照(zhào)片檔案的整理
５．１ 整理原則
照(zhào)片檔案的整理應遵循有利于保持照(zhào)片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照(zhào)片檔案的底片、照(zhào)片應分(fēn)開存放(fàng)。
５．２ 照(zhào)片、底片的鑒定
5.2.1 保管期限
保管期限是按照(zhào)片、底片的價值劃定的存留年(nián)限，分(fēn)爲永久、長期、短(duǎn)期三種。對照(zhào)片、底片保管期限的劃分(fēn)按照(zhào)《國(guó)家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》執行。
5.2.2 密級
密級是指照(zhào)片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照(zhào)《中華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民(mín)共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實施辦法》、GB/T 7156及有關規定執行。
５．３ 底片的整理
5.3.1 底片的編号
底片号是固定和反映底片在全宗内排列順序的一組字符代碼，由全宗号、保管期限代碼、張号組成。其格式如(rú)下：
全宗号——保管期限代碼——張号
全宗号：檔案館給立檔單位編制的代号。
保管期限代碼：分(fēn)别用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長期、短(duǎn)期。
張号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列從(cóng)“1”開始的順序編号。
5.3.2 底片号的登錄
5.3.2.1 宜使用鐵筆将底片号橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處（刻寫不下時，前段可(kě)不寫），不得(de)影(yǐng)響畫(huà)面；也可(kě)采用其他(tā)方式将底片号附着在膠片乳劑面片邊處，不得(de)污染膠片。
5.3.2.2 底片号登錄順序應與照(zhào)片号登錄順序保持一緻。
5.3.3 底片袋的标注
底片放(fàng)入底片袋内保管，一張一袋。應在底片袋的右上方标明底片号。對翻拍(pāi)底片，應在底片袋的左上方标明“F”字樣。對拷貝底片，應在底片袋的左上方标明“K”字樣。
5.3.4 底片的入冊
5.3.4.1 底片冊一般由297mm×210mm大小的若幹芯頁和封面、封底組成。
5.3.4.2 應按底片号順序将底片袋依次插入底片冊。
5.3.4.3 芯頁的插袋上應标明相(xiàng)同的底片号。
5.3.5 大幅底片的放(fàng)置
對幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片，應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張後，放(fàng)入專用的檔案袋或檔案盒中，按底片号順序排列。
5.3.6 冊内備考表
5.3.6.1 冊内備考表項目包括：本冊情況說(shuō)明、立冊人、檢查人、立冊時間。冊内備考表應放(fàng)在冊内最後位置。冊内備考表見附錄A。
5.3.6.2 本冊情況說(shuō)明：填寫冊内底片缺損、補充、移出、銷毀等情況。對底片冊立冊以後發生(shēng)或發現的問題，應由有關的檔案管理人員填寫說(shuō)明，并簽名、标注時間。
5.3.7 底片冊的封面
底片冊的封面應印制“底片冊”字樣。
5.3.8 底片冊的冊脊
底片冊冊脊的項目包括：全宗号、保管期限、起止張号、冊号。底片冊冊脊見附錄B。
5.3.9 底片冊的排列
底片冊按照(zhào)全宗号、保管期限、冊号的順序排列，上架保存。
５．４ 照(zhào)片的整理
5.4.1 照(zhào)片的分(fēn)類
應在全宗内按保管期限一年(nián)度一問題進行分(fēn)類。跨年(nián)度且不可(kě)分(fēn)的照(zhào)片，也可(kě)按保管期限一問題一年(nián)度進行分(fēn)類。分(fēn)類方案應保持前後一緻，不應随意變動。
5.4.2 照(zhào)片的排列
應在分(fēn)類方案的最低一級類目内，按問題結合時間、重要程度等進行排列。爲便于提供利用，照(zhào)片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照(zhào)片的定位。
5.4.3 照(zhào)片的編号
照(zhào)片号是固定和反映每張照(zhào)片在全宗内分(fēn)類與排列順序的一組字符代碼，由全宗号、保管期限代碼、冊号、張号或全宗号、保管期限代碼、張号組成。照(zhào)片号有兩種格式：
格式一：全宗号——保管期限代碼——冊号——張号
格式二：全宗号——保管期限代碼——張号
若采用格式二，可(kě)選用照(zhào)片、底片分(fēn)别編号法或合一編号法（影(yǐng)像相(xiàng)符的照(zhào)片、底片編号相(xiàng)同）。選用合一編号法宜以照(zhào)片、底片齊全爲基礎。
全宗号：檔案館給立檔單位編制的代号。
保管期限代碼：分(fēn)别用“1、2、3”或“Y、C、D”對應代表永久、長期、短(duǎn)期。
冊号：在某一全宗某一保管期限内照(zhào)片冊的排列從(cóng)“1”開始的順序編号。
張号：格式中的張号是指照(zhào)片在冊内的排列從(cóng)“1”開始的順序編号。格式二中的張号是指在某一全宗某一保管期限内照(zhào)片的排列從(cóng)“1”開始的順序編号。
5.4.4 照(zhào)片的入冊
5.4.4.1 照(zhào)片冊一般由297mm×210mm大小的若幹芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右爲宜，有活頁式和定頁式兩種。芯頁格式參考示例參見附錄C。
5.4.4.2 應按照(zhào)分(fēn)類、排列順序即照(zhào)片号順序将照(zhào)片固定在芯頁上，組成照(zhào)片冊。
5.4.5 大幅照(zhào)片的放(fàng)置
對于照(zhào)片冊放(fàng)置不下的大幅照(zhào)片，可(kě)将其放(fàng)入專用的檔案袋或檔案盒中，按照(zhào)片号順序排列。如(rú)豎直放(fàng)置，應首先将照(zhào)片固定在專用的紙闆上，再放(fàng)袋、盒中；如(rú)水平放(fàng)置，照(zhào)片的堆放(fàng)高度不宜超過5cm。以豎直放(fàng)置爲宜。
5.4.6 單張照(zhào)片說(shuō)明的填寫
5.4.6.1 說(shuō)明的格式
說(shuō)明應采用橫寫格式，分(fēn)段書寫。其格式如(rú)下：
題 名：
照(zhào)片号：
底片号：
參見号：
時 間：
攝影(yǐng)者：
文字說(shuō)明：
5.4.6.2 說(shuō)明的内容
5.4.6.2.1 題名應簡明概括、準确反映照(zhào)片的基本内容，人物、時間、地點、事(shì)由等要素盡可(kě)能齊全。
5.4.6.2.2 照(zhào)片号按5.4.3。
5.4.6.2.3 底片号按5.3.1。
若采用照(zhào)片、底片合一編号法，可(kě)不填寫底片号。
5.4.6.2.4 參見号是指與本張照(zhào)片有密切聯系的其他(tā)載體(tǐ)檔案的檔号。其格式如(rú)下：
（相(xiàng)關檔案種類）檔号
注：括号内爲選擇性著錄内容。
示例1：文書檔案0113-2-18
示例2：科(kē)技檔案G-J-21
照(zhào)片檔案由檔案室移交至檔案館後，應對其參見号進行核對，對與實況不符的應及時調整。
5.4.6.2.5 照(zhào)片的拍(pāi)攝時間用8位阿拉伯數字表示，第1～4位表示年(nián)，第5～6位表示月，第7～8位表示日(rì)。
示例：1953年(nián)3月2日(rì)寫作(zuò)19530302。
5.4.6.2.6 攝影(yǐng)者一般填寫個人，必要時可(kě)加寫單位。
5.4.6.2.7 文字說(shuō)明應綜合運用事(shì)由、時間、地點、人物、背景、攝影(yǐng)者等要素，概括揭示照(zhào)片影(yǐng)像所反映的全部信息；或僅對題名未及内容作(zuò)出補充。其他(tā)需要說(shuō)明的事(shì)項亦可(kě)在此欄表述，例如(rú)照(zhào)片歸屬權不屬于本單位的，應注明照(zhào)片版權、來(lái)源等。
5.4.6.2.8 密級應按GB/T7156所規定的字符在照(zhào)片周圍選一固定空白(bái)處标明，使用印章(zhāng)亦可(kě)。
5.4.6.3 說(shuō)明的位置
單張照(zhào)片的說(shuō)明，可(kě)根據照(zhào)片固定的位置，在照(zhào)片的右側、左側或正下方書寫。
5.4.6.4 大幅照(zhào)片的說(shuō)明
對大幅照(zhào)片的說(shuō)明可(kě)另紙書寫，與照(zhào)片一同保存。一組聯系密切的照(zhào)片中的大幅照(zhào)片，應随該組照(zhào)片一同在冊内編号，填寫單張照(zhào)片說(shuō)明，并注明其存放(fàng)地址。
5.4.7 組合照(zhào)片說(shuō)明的填寫
5.4.7.1 一組（若幹張）聯系密切的照(zhào)片按順序排列後，可(kě)拟寫組合照(zhào)片說(shuō)明。采用組合照(zhào)片說(shuō)明的照(zhào)片，其單張照(zhào)片說(shuō)明可(kě)以從(cóng)簡。
5.4.7.2 組合照(zhào)片說(shuō)明應概括揭示該組照(zhào)片所反映的全部信息内容及其他(tā)需要說(shuō)明的事(shì)項。
5.4.7.3 應在組合照(zhào)片說(shuō)明中指出所含照(zhào)片的起止張号和數量。
5.4.7.4 同組中的每一張照(zhào)片均應在單張照(zhào)片說(shuō)明的左上角或右上角标出組聯符号。組聯符号按組依次采用“①“、“②”、“③”……同組中的照(zhào)片其組聯符号相(xiàng)同。如(rú)冊内隻有一組照(zhào)片和其他(tā)散片時，組聯符号采用“①”。組聯符号不宜越冊。
5.4.7.5 整理照(zhào)片時因保管期限或密級的不同，有些同組的照(zhào)片可(kě)能會被分(fēn)散到不同的照(zhào)片冊内，應在組合照(zhào)片說(shuō)明中指出這些密切相(xiàng)關照(zhào)片的保管期限、冊号和組号。
示例：相(xiàng)關照(zhào)片 長期-4-⑥
上例中保管期限亦可(kě)采用“2”或“C”表示。
5.4.7.6 組合照(zhào)片說(shuō)明可(kě)放(fàng)在本組第一張照(zhào)片的上方，也可(kě)放(fàng)在本冊所有照(zhào)片之前。
5.4.8 冊内備考表
按5.3.6。
5.4.9 照(zhào)片冊的封面
照(zhào)片冊的封面應印制“照(zhào)片冊”字樣。
5.4.10 照(zhào)片冊的冊脊
照(zhào)片冊冊脊的項目包括：全宗号、保管期限、冊号、起止張号。
照(zhào)片冊冊脊的格式：照(zhào)片号爲格式一的照(zhào)片冊冊脊見附錄B中的照(zhào)片冊冊脊（一）；照(zhào)片号爲格式二的照(zhào)片冊冊脊見附錄B中的照(zhào)片冊冊脊（二）。
5.4.11 照(zhào)片冊的排列
照(zhào)片冊按照(zhào)全宗号、保管期限、冊号的順序排列，上架保存。
５．５ 照(zhào)片檔案目錄的編制
5.5.1 目錄的著錄
5.5.1.1 著錄項目
照(zhào)片檔案目錄的著錄項目包括：照(zhào)片号、底片号、題名、時間、攝影(yǐng)者、備注、參見号、冊号、頁号、組内張數、分(fēn)類号、項目号、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規格、檔案館代号、文字說(shuō)明等。
5.5.1.2 條目的著錄單位
以照(zhào)片的自(zì)然張或若幹張（一組）爲單位著錄成爲照(zhào)片檔案目錄的條目。
5.5.1.3 組合照(zhào)片的著錄
5.5.1.3.1 以一組照(zhào)片爲單位著錄時，題名應根據題名拟寫要素，簡明概括、準确反映一組照(zhào)片的基本内容。
5.5.1.3.2 以一組照(zhào)片爲單位著錄時，照(zhào)片号、底片号、頁号均應著錄起止号；時間應著錄起止時間：參見号、攝影(yǐng)者可(kě)以著錄多個。
5.5.1.4 大幅照(zhào)片的标注
對于大幅照(zhào)片、底片，應在備注欄内注明“大幅”和存放(fàng)地址。以一組照(zhào)片爲單位著錄時，還(hái)應在備注欄内注明其中所含的大幅照(zhào)片的照(zhào)片号、底片号。
5.5.1.5 著錄與标引的要求
照(zhào)片檔案著錄與标引的方法和要求，應按照(zhào)DA/T 18、GB/T15418、DA/T19執行。
5.5.2 目錄的編制
5.5.2.1 目錄種類
照(zhào)片檔案目錄種類包括冊内目錄、基本目錄、分(fēn)類目錄、主題目錄、攝影(yǐng)者目錄等。
5.5.2.2 基本目錄
照(zhào)片檔案基本目錄的必備項目是：照(zhào)片号、題名、時間、攝影(yǐng)者、底片号、備注，可(kě)根據需要增加項目。基本目錄的條目應按照(zhào)片号排序。照(zhào)片檔案基本目錄參考示例參見附錄D。
5.5.2.3 冊内目錄
冊内照(zhào)片目錄爲選擇性目錄。其組成項目是：照(zhào)片号、題名、時間、頁号、底片号、備注。冊内目錄的條目應按照(zhào)片号排序。冊内目錄位于冊内最前面。冊内照(zhào)片目錄參考示例參見附錄E。
６ 照(zhào)片檔案的保管
６．１ 包裝物與裝具
6.1.1 底片袋
底片袋應使用表面略微粗糙和無光澤的中性偏堿性紙制材料制作(zuò)，其pH值應在7.2～9.5之間α－纖維素含量應高于８７％。
底片袋應使用中性膠粘劑，接縫應在袋邊。
6.1.2 底片冊、照(zhào)片冊
底片冊、照(zhào)片冊所用封面、封底、芯頁均應采用中性偏堿性紙質材料制作(zuò)，其pH值應在7.2～9.5之間，化學性能穩定，且不易産生(shēng)碎屑或脫落的纖維。
6.1.3 貯存框架
底片、照(zhào)片應在能關閉的裝具中保存，如(rú)存儲櫃、抽屜、有門(mén)的書架或文件架等。
貯存櫃架應采用不可(kě)燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還(hái)可(kě)能揮發出某些有害氣體(tǐ)，促使底片、照(zhào)片老化或褪色。貯存櫃架的噴塗用料應穩定耐用，且對貯存的底片、照(zhào)片無有害影(yǐng)響。
對貯存櫃架進行排列時，應保證空氣能在其内部循環流通。
6.2 溫度、濕度要求
6.2.1 推薦的存貯最高溫度和相(xiàng)對濕度見表1。
6.2.2 底片、照(zhào)片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環境，24小時内溫度的周期變化不應大于±2℃，相(xiàng)對濕度變化不應大于±5%。中期貯存環境，24小時内溫度的周期變化不應大于±5℃，相(xiàng)對濕度變化不應大于±10%。
6.2.3 所推薦的溫度、濕度條件，應在各單獨的貯存器具内或整個貯存室内加以保證。
